مهمة المراجعة الخارجية

لكل عضو من أعضاء فريق المراجعة ورئيسة مهام محددة بدقة يقوم بها فى إطار مسئولياته، وفى سياق من التعاون بين أعضاء الفريق، وذلك بهدف تحقيق أهداف عملية المراجعة الخارجية ... ومن أهم مهام عضو فريق المراجعة:

- المشاركة فى فحص ملف المؤسسة التعليمية للتقدم للاعتماد.

- المشاركة فى إعداد خطة الزيارة الميدانية للمؤسسة.

- استخدام أدوات جمع الشواهد والأدلة المرتبطة بأداء المؤسسة.

- المشاركة فى تقويم مدى استيفاء المؤسسة التعليمية معايير الاعتماد.

ويستلزم القيام بهذه المهام على النحو المأمول المشاركة الفاعلة لعضو الفريق وتعاونه الصادق عبر عمل جماعى يظلل أداء الفريق مع الالتزام بالتواصل والشفافية مع رئيس الفريق، والاسترشاد بتوجيهاته، جنبا إلى جنب مع المحافظة التامة على سرية العمل.

ولرئيس الفريق دور محورى فى إدارة الفريق وتوجيه أعضاءه وهو بحكم موقعه يحمل مسئولية كبيرة تجاه كل من الهيئة والمؤسسة التعليمية موضع التقويم وتتمثل أبرز مهام رئيس فريق المراجعة الخارجية فى:

- التنسيق بين أعضاء فريق المراجعة الخارجية ، وتوزيع المهام والأدوار فيما بينهم.

- التنسيق لإعداد جدول زيارة الفريق للمؤسسة موضع المراجعة الخارجية.

- القيام بالزيارة التنسيقية للمؤسسة التعليمية للتمهيد لعمليات المراجعة الخارجية.

- التنسيق مع المعنيين بالأمر لتحديد أماكن الإعاشة والإقامة لفريق المراجعة الخارجية خلال مدة الزيارة.

- التأكد من تنفيذ أعضاء الفريق للخطة المتفق عليها للمراجعة الخارجية

- الاجتماع مع مدير المؤسسة بصورة منتظمة خلال أيام المراجعة الخارجية لاطلاعه على سير عملية المراجعة اليومية.

- الاجتماع بأعضاء الفريق فى نهاية كل يوم لتقويم الأداء، وكتابة تقرير عما تم مراجعته أولا بأول من قبل كل عضو من الأعضاء.

- تزويد المؤسسة بصورة عامة عن أبرز جوانب التميز والقصور فى الأداء، وسبل تحسينه.

- كتابة التقرير الخارجى للاعتماد وضمان صدقه وموضوعيته

- القيام بدور المتحدث الرسمى للفريق.

ويتطلب النجاح فى القيام بهذه المهام حسن اختيار رئيس الفريق، استنادا إلى المعايير المشار إليها سابقا، ومن أوضحها توفر مهارات القيادة والتواصل، والتمكن من مهارات المراجعة وفنياتها.

معايير المراجعة الخارجية :

لضمان نجاح دور المراجعة الخارجية فى اتخاذ قرار بشأن اعتماد المؤسسة التعليمية، يلتزم أعضاء فريق المراجعة فى أداء مهامهم بمجموعة من المعايير والضوابط المهنية والأخلاقية نشير منها إلى :

١ - التحقق من مدى كفاية الأدلة والشواهد المستخدمة فى اتخاذ القرار.

٢ - إعداد خطة جيدة ومرنة للمراجعة الخارجية وتحديد إجراءاتها بوضوح.

٣ - إجراء المراجعة الخارجية فى مواقف فعلية وعملية لتقليل الفاقد من المعلومات.

٤ - المحافظة على سرية كافة البيانات والمعلومات.

٥ - الحيادية وبناء الأحكام ترتيبا على بيانات صحيحة كاملة وشواهد واقعية

٦ - احترام شخصيات أفراد المؤسسة وطلابها والزملاء بغض النظر عن أية اعتبارات.

٧ - التعاون وتقديم المساعدة لأفراد المؤسسة ودعم ثقتهم بأنفسهم للنهوض بأدائها.

٨ - نشر نتائج المراجعة الخارجية للمعنيين بالأمر.

قبل الزيارة الميدانية للمؤسسة التعليمية

تستند الأهمية الكبيرة للزيارة االميدانية إلى طبيعتها، ودورها في توفير المعلومات المطلوبة في إتخاذ القرار، فهي عملية دقيقة تعتمد على الأدلة و الشواهد في تأسيس أحكام عن جودة المؤسسة التعليمية، و هناك العديد من

الإجراءات المطلوب القيام بها فى وقت الزيارة الميدانية المحدود والمخصص للإضطلاع بمهام المراجعة الخارجية، ومن هنا تأتي ضرورة الإعداد لهذه الزيارة،

الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد

وتتأكد أهميتها في توفير مدخلات نجاحها، ومن ثم نجاح عملية المراجعة الخارجية.

ويبدأ عمل فريق المراجعة الخارجية بتسلم مجموعة من الوثائق والأدوات والنماذج من الهيئة يرتبط استخدامها بعمل الفريق قبل الزيارة وأثناءها وبعدها وتتمثل تلك الوثائق والأدوات والنماذج فيما يلي:

- ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة موضع الزيارة.

- الأدوات والنماذج الخاصة بجمع الأدلة والشواهد وتوثيقها أثناء الزيارة الميدانية للمؤسسة التعليمية.

- نموذج التقرير الخارجي والذي يتم استيفائه في صورته النهائية بعد الزيارة الميدانية للمؤسسة.

ويقوم فريق المراجعة فى مرحلة الإعداد للزيارة الميدانية بمجموعة من المهام من المهام الأساسية هى:

١- فحص ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة:

يبدأ عمل فريق المراجعة بتسلمه ملف المؤسسة للتقدم للاعتماد، ويحتوى هذا الملف على:

- البيانات الأساسية للمؤسسة.

- رؤية المؤسسة ورسالتها.

- استمارة التقييم الذاتي.

- تقرير التقييم الذاتي.

- خطة تحسين المؤسسة.

- نظم التقويم وضبط الجودة داخل المؤسسة.

ويقوم فريق المراجعة بفحص ملف المؤسسة التعليمية المتقدمة للاعتماد بدقة فى ضوء معايير ضمان الجودة والاعتماد لتكوين فكرة شاملة وواضحة عن واقع المؤسسة، وتسهم نتائج هذا الفحص فى وضع خطة الزيارة الميدانية للمؤسسة وتوجيه فاعليتها وتحديد الجوانب التى ستكون موضع بحث ودراسة متعمقة أثناء الزيارة.

وبالجملة فإن عملية مراجعة ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة تسهم في اتخاذ قرارات مبدئية عن وضعها وهى خطوة مهمة في حد ذاتها، و هى كذلك خطوة تمهيدية لما يليها من عمليات توزيع الأدوار والمهام؛ و إعداد جدول الزيارة.

٢- إعداد خطة الزيارة الميدانية :

يجتمع أعضاء الفريق لوضع خطة عمل الفريق أثناء الزيارة الميدانية، و يتم في هذا الاجتماع توزيع مهام العمل ووضع جدول مقترح للزيارة، ويتفق رئيس الفريق مع بقية أعضاء الفريق على توزيع مهام العمل ومسئولياته فيما بينهم تيسيرا لانجازه فى إطار المحاسبية و يتحدد هذا التوزيع فى ضوء:

- التحقق من كافة المعلومات الواردة فى ملف التقدم للاعتماد الخاص بالمؤسسة.

- الاستفادة من الخبرات المختلفة لأعضاء الفريق بحيث يعهد إلى كل عضو القيام بالمهام الأقرب إلى تخصصه وخبراته .

ويتفق أعضاء الفريق على جدول مرن للزيارة الميدانية يأخذ فى الاعتبار ما تسفر عنه الزيارة التنسيقية التي يقوم بها قائد الفريق إلى المؤسسة من نتائج وكذا الانجازات الفعلية المحققة للفريق أثناء الزيارة الميدانية. فى هذا الصدد يراعى:

- تخصيص وقت محدد لاجتماع الفريق في بداية اليوم الأول للزيارة الميدانية وذلك لمراجعة خطة العمل والاستجابة لأية مستجدات.

- اجتماع الفريق أثناء الزيارة الميدانية في بداية كل يوم من أيام الزيارة وفى نهايته لمتابعة تنفيذ خطة العمل.

اجتماع أعضاء الفريق فى اليوم الأخير من الزيارة الميدانية وذلك بعد الانتهاء من مهام جدول الأعمال وقبل انتهاء اليوم الدراسي بوقت يسمح بمناقشة الصورة الأولية للتقرير الخارجي.

لقاء رئيس الفريق يوميا مع مدير المؤسسة التعليمية وذلك لتذليل الصعوبات، وحل المشكلات التي قد تعترض عمل الفريق.

ويلاحظ أن هناك أكثر من " سيناريو" لإعداد جدول الزيارة منها على سبيل المثال أن يقترح كل عضو من أعضاء الفريق جدو ً لا خاصًا بالمهام الموكلة إليه ثم يتم تنسيق تلك الجداول فى جدول عام للزيارة، ونقدم فيما يلي مقترح لجدول

الزيارة الميدانية للمؤسسة التعليمية خلال أيام ثلاثة لها .

الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد

جدول مقترح للزيارة الميدانية

اليوم الأول :

مقابلة الفريق لمدير المؤسسة؛ تعريف و ترحيب مختصر.

حضور طابور الصباح.

جولة سريعة في المؤسسة للتعرف على إمكانياتها.

لقاء مع مدير المؤسسة وممثلو وحدة الجودة لتعرف رؤية االمؤسسة ورسالتها، وعمليات التقييم الذاتي، وخطط التحسين فيها.

اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة خطة عمل اليوم الأول و التعامل مع ما يستجد.

ملاحظة الفصول والأنشطة الصفية واللاصفية ومقابلة ممثلي الطلبة (من الأفضل القيام بهذه المقابلات في وقت الفسحة).

متابعة ملاحظة الفصول والأنشطة الصفية واللاصفية.

فحص السجلات.

التعرف على الخدمات التي تقدمها المؤسسة.

مقابلة المعنيين بالأمر (أولياء أمور– أعضاء مجلس الأمناء والمجتمع المحلي).

اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة إنجازات اليوم الأول وتعديل خطة عمل اليوم الثاني عند الضرورة.

اجتماع قائد الفريق مع مدير المؤسسة.

» المراجعة الخارجية